Organizational Structure (Cơ cấu tổ chức)

là cách một tổ chức sắp xếp các phòng ban, quyền hạn, trách nhiệm và mối quan hệ báo cáo giữa các cá nhân hoặc nhóm.

Trong PMP, cơ cấu tổ chức ảnh hưởng rất lớn đến quyền hạn của Project Manager, việc phân bổ nguồn lực và cách ra quyết định.

Project-Oriented Organization (tổ chức định hướng dự án) là một kiểu tổ chức mà công việc chủ yếu được thực hiện thông qua các dự án, thay vì theo các phòng ban chức năng truyền thống.

Nó rất giống với Projectized Organization trong PMP.

Đặc điểm

• Công việc được tổ chức xung quanh các dự án.
• Project Manager có quyền hạn cao.
• Nguồn lực được phân bổ trực tiếp cho dự án.
• Thành viên nhóm thường làm việc toàn thời gian cho dự án.
• Khi dự án kết thúc, nhóm có thể được giải tán hoặc chuyển sang dự án khác.

Ví dụ

Một công ty xây dựng:

• Dự án xây cầu
• Dự án xây bệnh viện
• Dự án xây khu đô thị

Mỗi dự án có:

• Project Manager riêng
• Kỹ sư riêng
• Nhân sự riêng
• Ngân sách riêng

Nhân viên chủ yếu làm việc theo dự án hơn là thuộc một phòng ban cố định.

Functional Structure (Cơ cấu chức năng) là một kiểu cơ cấu tổ chức trong đó nhân viên được nhóm lại theo chuyên môn hoặc chức năng công việc.

Ví dụ:

CEO
├── IT Department
│   └── IT Manager
├── Marketing Department
│   └── Marketing Manager
├── Finance Department
│   └── Finance Manager
└── HR Department
    └── HR Manager

Mỗi nhân viên báo cáo cho Functional Manager của phòng ban mình.

Đặc điểm

Ưu điểm

• Chuyên môn hóa cao.
• Nhân viên học hỏi từ những người cùng chuyên môn.
• Quản lý nguồn lực hiệu quả.
• Quy trình làm việc ổn định.

Nhược điểm

• Các phòng ban có thể làm việc tách biệt (silo).
• Khó phối hợp giữa các bộ phận.
• Dự án thường không được ưu tiên bằng công việc vận hành.
• Project Manager có ít quyền hạn.

Trong môi trường Functional

Ví dụ dự án xây dựng website mới:

• IT làm phần kỹ thuật.
• Marketing làm nội dung.
• Kế toán quản lý ngân sách.

Mỗi nhóm vẫn chịu sự quản lý của trưởng phòng tương ứng.

Project Manager (nếu có) thường chỉ đóng vai trò điều phối, không trực tiếp quản lý nhân sự.

PMP: Quyền lực của Project Manager

Trong Functional Structure:

• Quyền lực của PM: rất thấp hoặc gần như không có.
• Functional Manager quyết định:
  • Phân công nhân sự
  • Ngân sách bộ phận
  • Ưu tiên công việc

Strong Matrix Organization (Cơ cấu ma trận mạnh) là một loại Matrix Structure trong đó Project Manager (PM) có quyền lực lớn hơn Functional Manager, nhưng chưa mạnh bằng trong Projectized Organization.

Nó nằm giữa Balanced Matrix và Projectized.

Vị trí của Strong Matrix

Mức độ quyền lực của PM tăng dần:

Functional
↓
Weak Matrix
↓
Balanced Matrix
↓
Strong Matrix
↓
Projectized

Đặc điểm của Strong Matrix

• PM có quyền quản lý dự án đáng kể.
• PM thường kiểm soát:
  • Ngân sách dự án
  • Lịch trình dự án
  • Công việc của nhóm dự án
• Có thể có nhân viên làm toàn thời gian cho dự án.
• Functional Manager vẫn tồn tại nhưng vai trò giảm hơn so với Weak/Balanced Matrix.

Cấu trúc báo cáo

Trong Strong Matrix, một nhân viên có thể báo cáo cho:

• Functional Manager (về chuyên môn, phát triển nghề nghiệp)
• Project Manager (về công việc dự án)

Ví dụ:

CEO
├── IT Manager
├── Marketing Manager
└── Project Manager A

Lập trình viên thuộc phòng IT nhưng phần lớn thời gian làm việc dưới sự điều phối của

Weak Matrix Organization (Cơ cấu ma trận yếu) là loại cơ cấu ma trận mà Functional Manager có nhiều quyền lực hơn Project Manager (PM). => Mô hình ko có PM

Nó rất gần với Functional Structure.

Đặc điểm chính

• Functional Manager kiểm soát phần lớn:
  • Nguồn lực
  • Ngân sách
  • Ưu tiên công việc
• PM có quyền hạn thấp.
• PM thường đóng vai trò điều phối viên (Coordinator) hoặc người hỗ trợ (Expeditor).
• Nhân viên vẫn chủ yếu thuộc các phòng ban chức năng.

Ví dụ

Công ty có các phòng:

• IT
• Marketing
• Kế toán

Dự án phát triển website cần nhân sự từ nhiều phòng ban.

Trong Weak Matrix:

• Trưởng phòng IT quyết định lập trình viên nào tham gia dự án.
• Trưởng phòng Marketing quyết định nhân viên marketing nào hỗ trợ.
• PM chỉ theo dõi tiến độ và phối hợp công việc.

alanced Matrix Organization (Cơ cấu ma trận cân bằng) là loại cơ cấu ma trận mà Project Manager (PM) và Functional Manager có quyền lực tương đương nhau.

Đây là trạng thái “cân bằng” giữa việc quản lý theo dự án và quản lý theo phòng ban.

Đặc điểm

• PM và Functional Manager cùng chia sẻ quyền quản lý.
• Nhân viên thường báo cáo cho cả hai người.
• Nguồn lực được chia sẻ giữa dự án và phòng ban.
• PM có quyền quản lý dự án nhiều hơn Weak Matrix nhưng ít hơn Strong Matrix.

Ví dụ

Một lập trình viên thuộc phòng IT:

• Functional Manager quản lý:
  • Đánh giá hiệu suất
  • Đào tạo
  • Phát triển nghề nghiệp
• Project Manager quản lý:
  • Công việc dự án
  • Tiến độ
  • Phân công nhiệm vụ

Lập trình viên phải làm việc với cả hai quản lý.

So sánh các loại Matrix

Đặc điểm	Weak Matrix	Balanced Matrix	Strong Matrix
Quyền PM	Thấp	Trung bình	Cao
Quyền Functional Manager	Cao	Trung bình	Thấp hơn PM
Kiểm soát nguồn lực	Chủ yếu FM	Chia sẻ	Chủ yếu PM
Kiểm soát ngân sách	Ít	Chia sẻ	PM thường kiểm soát

Sơ đồ đơn giản

CEO
├── IT Manager
├── Marketing Manager
└── Project Manager

Một nhân viên có thể báo cáo cho:

Developer
├── IT Manager
└── Project Manager